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【WPSオフィス】差し込み印刷をするには?

マイクロソフトストアからダウンロードできるWPSオフィスでも差し込み印刷ができます。

差し込み印刷は、はがきのあて名などで名前や住所だけ指定されたデータに基づいて変更して出力できるというものです。

WPSオフィスで差し込み印刷をするには?

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ハガキのあて名を変えたい場合、差し込み印刷という機能を使います。

これはデータをあらかじめ用意しておいて、印刷時にそのデータに書かれている名前や住所だけ変更してプリントさせることができます。

 

マイクロソフトストアからダウンロードできるWPSオフィスでも差し込み印刷ができますが、基本英語バージョンですので以下のように行います。

 

準備

まずスプレッドシートでデータを作ります。

1行目に項目名「名前、住所、郵便番号」など。2行目からはデータを書いていき保存します。

f:id:apicode:20200723102156p:plain

 

差し込み印刷はドキュメントのほうで行います。オフィスで言うところのワードです。

「Refference」タブで「MailMerge」を選びます。Mail Mergeが差し込み印刷の意味になります。

f:id:apicode:20200723102317p:plain

 

まず先ほどのデータ用ファイルを指定します。

「open data source」を押してファイルを指定します。

f:id:apicode:20200723102350p:plain

 

差し込み印刷の指定

次に名前や住所などを文書に入れる場所を指定します。

「Insert Merge Field」を選び、

f:id:apicode:20200723102358p:plain

 

入れたい項目を選択します。

f:id:apicode:20200723102359p:plain

 

すると以下のように挿入されます。ここが印刷時にデータと置き換わります。

f:id:apicode:20200723102403p:plain

 

印刷する

通常の印刷では差し込み用データが反映されません。

「Merge to printer」というコマンドを選びます。

f:id:apicode:20200723102405p:plain

 

すると、指定したデータに置き換わって印刷されます。

f:id:apicode:20200723102408p:plain

 

データが開けない?

作ったデータ用ファイルを指定すると「開けない!」とエラーになりました。

xlsxやcsvではだめでした。

ファイル形式を「xls」にして保存してから開いたらうちでは無事読み込めるようになりました。

f:id:apicode:20200723102352p:plain

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