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【オフィス365】ワードやエクセルをPDFにするには?

現在PDFは、ビジネスでも最もよく使われるファイル形式のひとつです。ここではワードやエクセルでのPDFの取扱についてまとめていきます。

ワードやエクセルからPDFに出力する

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オフィス365へ加入するなど、ワードやエクセルのソフトが利用できる方は、各ソフトから出力します。

 

エクスポートを利用する

PDFへの書き出しは標準で機能として用意されています。

 

「ファイル>エクスポート」を開き、「PDF/XPSの作成」を実行。

拡張子が「PDF」であること確認の上、ファイルを作成しましょう。

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ワード、エクセル、パワーポイントとも手順は一緒です。

 パワポの場合、エクスポートの選択肢は増えますが、PDF作成もちゃんとあります。

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ファイルの保存を利用する

「ファイル」で「コピーを保存」を選びます。

f:id:apicode:20181116100324j:plain

 

あとは保存ファイル名と形式でPDFを指定します。

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この場合、コピーしたファイルがPDFとなるため、原本がPDFとなって今後編集できなくなるというわけではありません。

 

 

変換できない?

もしエクセルやワードの標準的なPDF出力がうまくいかない場合は、オンラインの変換サイトを試す手もあります。

 

変換サイトを利用する

Excel PDF 変換 - オンラインでエクセルをPDFに無料変換

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ただしこのようなオンラインサイトの場合、ファイルがキャッシュされる可能性もあります。

社外秘のような文書では利用しないほうが賢明でしょう。

 

グーグルドライブを利用する

グーグルではオンラインで表計算を編集できるグーグルスプレッドシートを提供しています。

 

エクセルのファイルをグーグルスプレッドシートへアップ後、「File>Download As」でPDFを選ぶと、PDFファイルとしてダウンロードできます。

 

この場合、互換性の問題でファイルの作り方によっては100%再現されない可能性はあります。

 

 

ワードにPDFを読みこむ

ワードではPDFを読み込むことができます。

通常のファイル同様、「開く」でPDFのファイルを指定します。

 

ただし実行すると次のようなメッセージがでます。

「PDFから編集可能なWord文書に変換をします。」とし「元のPDFとまったく同じ表示にならない場合があります。」とのこと。

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実際にロードしてみたら、下のように字の配置がやや崩れていました。

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このようにPDFをWord文書へ変換を行っているため、表示できない、あるいは読み込みに失敗する場合があるので注意が必要です。

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