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【エクセル】印刷のまとめ 右端が切れる場合は?行を変えたい場合は?

エクセルを使うと、カレンダーやガントチャートや履歴書など、とにかくビジネス文書全般を作れてしまいます。

しかしきれいに作って印刷にこぎつけるまでは、案外いろんな苦労があります。

ここでは印刷をきれいにページに収まるよう作るコツをまとめていきます。

エクセルで印刷するには?

「ファイル」で「印刷」を選びます。あとは「印刷」ボタンを実行します。

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印刷時にページに収めるには?

Mongo 60" DesignJet

エクセルは表計算用のセルが縦や横に延々続いています。

そのため、ワードなどのように1ページごとに作業するというイメージがつかみにくいです。

結果、印刷の時に端がきれたりしてレイアウト作業でまた時間を費やしてしまいます。

 

ここでは印刷を意識したエクセル文書の作り方を紹介していきます。

 

プレビューを使う

「改ページプレビュー」を使うと、ページで区切られた状態で見れます。

ページが切れないようにプレビュー画面を参考にしながら、行や列の間隔を調整していきましょう。

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列の幅をあわせる

エクセルで作業をしていると、列によって広げたい・縮めたいケースが多々あります。

手作業でやると、案外バランスをキープするも面倒です。

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先に複数のセルを選択します。

「ホーム」タブで「書式>列の幅の自動調整」を実行すると、選択した各セルに入っているデータの文字の長さを自動で判断して列の横幅をうまく調整してくれます。 

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印刷範囲を限定する

部分だけ印刷するなら印刷範囲を指定すればOKです。

 

印刷したい範囲のセルをマウスで選び、「ページ レイアウト」タブで「印刷範囲>印刷範囲の設定」を実行します。

 

「改ページプレビュー」にすると、印刷範囲だけはっきりしてあとはグレーで表示されるので場所がすぐわかります。

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印刷で1ページに収める

細かい設定が苦手な人は、印刷の時に1ページにまとめて縮小してくれる機能を使いましょう。

「ファイル>印刷」で設定の下にある「拡大縮小しない」というところのメニューを開きます。

 

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あとは「シートを1ページに印刷」や「すべての列を1ページに印刷」などを選んでから印刷を行います。

 

 

行を変える場合は?

改ページする

行のページでの切れ目が気に入らない場合、「改ページ」して次のページから開始させることができます。

 

「ページレイアウト」タブで「改ページ>改ページの挿入」を実行します。

選択セルのちょうど上から次のページにセットされます。

 

改ページできない?

印刷するページ数を決めていると改ページできません。

「ページレイアウト」タブで「ページ設定」の左下端にある矢印をクリック。

設定がでてきたら「次のページ数に合わせて印刷」ではなく「拡大縮小」のほうにチェックを入れます。

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印刷の不具合

印刷できない?

印刷トラブルの場合、プリンタドライバーの影響が考えられます。

手っ取り早くチェックするには、「コントロールパネル>トラブルシューティング>プリンター」で、プリンタのチェックを行ってみましょう。

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ウィンドウズ7からウィンドウズ10へアップグレードした場合などでは、プリンタのドライバが対応していないというケースも見受けられます。今一度プリンタのドライバの更新を確認しておくとよいでしょう。

 

エクセルで印刷が遅い?

ページ単位で印刷する

プリンタとの通信速度などに影響しそうなのが「部単位で印刷」です。

1ページ目、2ページ目、3ページ目、1ページ目、2ページ目、...となるとページごとのデータがプリンタへ送られます。

 

ページ単位の印刷」にすると1ページ目のデータが一度送られて指定部数印刷します。つまりデータの送受信の時間が効率的になるため、こちらのほうが印刷が早く終わることが考えられます。

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画像品質を下げる

特に試し刷りであれば、挿入している画像のクォリティをそんなに気にしなくてもよいでしょう。

エクセルの場合、「ファイル>オプション>詳細設定>印刷」で印刷画質のクォリティが高画質でチェックされていないか調べてみるとよいでしょう。

もしチェックされていたら、試し刷り段階ではオフで大丈夫でしょう。

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必要箇所だけのシートで印刷してみる

データが目に見えて配置されている場所以外の空欄のセルにも非常に多くの情報が入っているようなケースがあります。

一度印刷したい場所だけコピペして、新規シートへ貼り付けます。そのシートの印刷を試してみましょう。

 

もしこれで早くなるようでしたら、元のファイルに不必要にいろんな情報が含まれているせいかもしれません。 

 

印刷範囲の指定の不具合

エクセルでは表の一部だけ印刷することができます。

印刷したいセルを指定後、リボンの「レイアウト>印刷範囲」を実行します。

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しかし、エクセルで印刷範囲の指定をするとおかしくなるという事例が報告されています。

 

古いバージョンのエクセルをウィンドウズ10で使っているユーザは、印刷範囲の指定をするとなぜか行が重複作成されるといった不可思議なことが起きています。

また、あるユーザはエクセル2016で印刷範囲の指定をした後、ファイルを再度開くとファイルが破損するという事態がおきているそうです。

 

現状では、一時的なバグと思われ、すべてのユーザに起きる...というほどでもなさそうです。

現状もし不具合がある場合の対策としては、「ファイル>アカウント>office更新プログラム」を使って、オフィスを最新版にきちんとしておく...といったことぐらいだと思います。 

 

参考:

Excel spreadsheet corrupted by Set Print Area - Microsoft Community

Set Print Area issue in Excel 2013 and Excel 2016 - Microsoft Community

 

 

カラーにならない?

カラー印刷をしたい場合は、エクセルというよりはプリンターのほうの設定の問題が考えられます。

 

うちの場合は「プリンターのプロパティ」を選ぶと、...

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プリンタ独自の設定が開くので、あとは「カラー」か「モノクロ」かを選べばオッケーです。

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