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【エクセル2016】ファイルの不具合と対処


エクセルファイルの読み込みや書き込みに関する不具合や対策をまとめてみました。

 

ファイルの読み込み

CSV用ファイルが文字化けする場合は?

エクセル2016でCSV用ファイルをロードすると、文字化けする場合があります。そんな場合の対処法です。

 

「データ」タブを選びます。

リボンから「外部データの取り込み」をクリック。

メニューから「テキストファイル」を選びます。

f:id:apicode:20150831145015p:plain

 

次にダイアログから読みたいCSVファイルを指定すると、次のようなウィザードが開始されます。

f:id:apicode:20150831145105p:plain

 

文字化けする場合、日本語エンコードの方法が指定できます。「日本語(シフトJIS)」とあるところをクリックし、プルダウンメニューから他のエンコード方法を指定してみましょう。

 

ワンドライブ上のファイルが読めない場合は?

パス名を含むファイル名が長すぎるとワンドライブではエラーになる可能性があります。普段から「あまりファイル名を長いものにしないようにする」「ファイルを置くディレクトリを何層にもしない」ように心がけましょう。

 

またワンドライブでは、エクセルのファイルの共同編集などの機能とぶつかる可能性があります。

ワンドライブの設定より、オフィスタブを選び、「Officeを使用して、Officeのファイルを同期する」をオフにして試してみましょう。

f:id:apicode:20160513094754p:plain

 

他にワンドライブがうまく同期できていない可能性があります。

以下参考にしてみましょう。

apicodes.hatenablog.com

 

 

ファイルの書き出し

CSV用ファイルに書き出すには?

エクセル2016でも、CSV用ファイルとして書き出すことができます。

まずファイルタブをクリック。

f:id:apicode:20150831143808p:plain

 

左側の項目から「名前を付けて保存」を選びます。

次に「参照」をクリック。

f:id:apicode:20150831143817p:plain

 

すると保存用ダイアログがでてきます。

後は種類のところで「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」というのを選び、ファイル名を付けて保存を実行しましょう。

f:id:apicode:20150831143824p:plain

 

UTF8やUnicodeで書き出すには?

残念ながらエクセル2016では、出力時にUTF8やUnicodeで指定する方法がありません。従って別ソフトで変換作業をするしかありません。

 

サクラエディタのようなテキストエディタで変換することができます。

サクラエディタ

 

まずはCSV形式でファイルを出力しましょう。

次にサクラエディタのようなテキストエディタを使って、ファイルを読み込んだのち、特定のエンコード方式に変換しましょう。

f:id:apicode:20150831145412p:plain

サクラエディタ Download

 

また、オープンオフィスでは、MSオフィスの作成ファイルを読むことができます。

まずオープンオフィスで、オフィスで一度保存したファイルを開きます。

後は、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を実行。

ファイルの種類を「CSV」にし、ファイル名をつけて、「保存」ボタンを押します。

 

次のダイアログで「選択した書式を保持」を選び、次に続けます。

すると書き出し設定が出てきます。

f:id:apicode:20150831150430p:plain

ここで文字のエンコード方法を指定します。

また、フィールドやテキストの区切り記号なども指定できます。

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ファイルの保存が遅い場合は?

エクセルのセーブを実行するのにやけに時間がかかる場合のチェックポイントです。

ワンドライブで保存しない

ウィンドウズ10からは、ファイルをクラウドへ保存するワンドライブが標準機能となっています。

そのため、ワンドライブを保存先に指定していると、保存時にいちいちネットへアクセスします。

このため、ネットへのアクセスが遅いPCでは、なおさら保存に時間がかかることになります。

 

もし保存が遅くて仕方がない、という人は、ファイルの保存の場合にはパソコンの中にあるディレクトリを指定し、ワンドライブへアクセスしないようにするとよいでしょう。

 

 

ファイルをパスワードで保護するには

パスワードを設定する

上の「実行したい作業を...」入力欄に「シート保護」と入れます。

すると選択肢で「シートの保護」というのが出るのでクリックします。

f:id:apicode:20150901154832p:plain

 

シートの保護をしたことがある人にはおなじみのダイアログが出てきます。

許可する操作だけチェックして、パスワードを入れます。

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再度パスワードを入れます。入れたパスワードは、その場で手書きノートなどにすぐ書き留めておくようにしましょう。

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パスワード解除

上の「実行したい作業を...」入力欄に「シート保護」と入れます。

すると選択肢で「シートの保護」というのが出るのでクリックします。

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すると解除用のパスワードを聞いてきます。入力してOKを押します。パスワードが合致していれば解除されます。

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